Les webinaires sont passés sur le devant de la scène durant la crise sanitaire, devenus indispensables pour de nombreuses organisations. Et même si les salons physiques ont repris et peuvent les concurrencer, cette période a permis de familiariser un grand nombre de professionnels au format.

Par ailleurs, la démocratisation du télétravail joue également en faveur des outils de travail à distance.

Ce dernier est donc ressorti plus populaire qu’avant la crise et s’avère être un excellent outil pour organiser des événements virtuels, et mettre en avant son savoir-faire et participer à un moment d’échange rapproché avec vos prospects.

 

Le choix du format du webinaire

Derrière le terme de webinaire se cache en réalité un grand nombre de formats : 

• Vous pouvez tenir une discussion de groupe entre experts de votre industrie. Cela permet de démontrer votre expertise et de valider votre position dans votre secteur.

• Au contraire, une seule personne peut réaliser une présentation. Moins dynamique, ce format a néanmoins l’avantage de vous permettre de planifier exactement le déroulé du webinaire et de vous assurer de dire tout ce que vous souhaitez dire.

• Entre ces deux formats, vous pouvez faire le choix d’une interview. Dynamique sans trop l’être, l’interview laisse une marge de liberté tout en permettant de guider précisément le déroulé du webinaire.

• Enfin, dans le cadre d’un lancement de produit par exemple, vous pouvez tenir une session de questions & réponses.

Le choix de l’outil de webinaire

 

Une fois que vous avez déterminé le format de votre webinaire, vous pouvez choisir l’outil le plus adapté à votre besoin.

Pour cela, prenez à la fois en compte le format que vous souhaitez créer mais aussi la taille de l’audience que vous souhaitez convier. En effet, les contraintes techniques et outils à utiliser ne seront pas les mêmes si vous souhaitez réaliser un webinaire avec 15 ou 1000 participants.

L’expérience utilisateur offerte par l’outil choisi est également un élément important à prendre en compte, pour éviter toute frustration et favoriser la transmission du message.

Le format et l’outil prêts, il ne vous reste plus qu’à entrer dans le cœur du travail : la conception du webinaire en lui-même. En premier lieu cela passe par désigner les rôles de chacun des membres de votre équipe. Il vous faut prévoir un ou plusieurs présentateurs, parfois des modérateurs, pour faciliter les échanges avec le chat, ainsi qu’une personne chargée de s’occuper des problèmes techniques. En effet, il n’y a rien de pire que de faire face à une difficulté technique et de ne pas savoir comment réagir.

Une fois les rôles attribués, concentrez-vous sur la phase de production du contenu. Sur ce point, il n’y a qu’une seule règle d’or : votre webinaire doit être dynamique. Éviter la dictée soporifique et n’hésitez pas à inviter vos participants à prendre la parole.

L’importance de bien se préparer

Lorsque votre contenu est prêt, il sera nécessaire de vous entraîner, non seulement pour être plus à l’aise lors de l’événement, mais également pour détecter ce qui ne fonctionne pas et vous assurer que tout se déroule comme prévu, notamment en termes de timing.

Pensez également à prévoir un plan en cas d’imprévu. Par exemple, si vous passez plus de temps que prévu sur un sujet, réfléchissez à comment rattraper le retard.

La planification et l’après webinaire

Vous êtes désormais prêts ! Il ne vous reste plus qu’à choisir une date et une heure d’événement, puis à collecter les inscriptions pour votre webinaire. Pour ce faire n’hésitez pas à parler de votre webinaire sur l’ensemble de vos canaux de communication.

Préparer également une adresse email de contact au cas où vos participants aient des questions avant le déroulement de l’événement ainsi qu’une FAQ.

En effet, garder contact avec vos participants après le webinaire est tout aussi important que l’événement en lui-même.

Enfin, n’oubliez pas qu’un webinaire enregistré est une excellente ressource marketing, alors une fois terminé, continuez de l’exploiter !

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